Adaptación y flexibilidad – Claves en tiempos de Covid-19

La pandemia generada por el COVID-19 (coronavirus) no sólo ha generado cambios en la forma de interacción de la sociedad en España y en el mundo, sino en la forma de realizar las actividades económicas y laborales, creando una “nueva realidad”.

¿Que debe plantearse para mantener el control?

Para afrontar las cambiantes medidas frente al COVID-19, se deben tener previstos escenarios posibles y tener capacidad de adaptación, lo que quiere decir contar con los sistemas y protocolos necesarios para cumplir con las normativas. 

Se debe cambiar la frase “cuanto más rápido mejor” por “tan poco como sea posible, tanto como sea necesario”, lo que significa que debemos concentrar los esfuerzos en las actividades necesarias y utilizarlas en los momentos oportunos.

La primera ola de infectados por la pandemia, nos dejó claro que no estábamos listos para las medidas ¿hemos cambiado algo desde entonces?

¿Qué medidas se deben tomar?
  • Adaptación del ambiente laboral

Según el Procedimiento de actuación para los servicios de prevención de riesgos laborales frente a la exposición al SARS-CoV-2, la intervención de las empresas, a través de los servicios de prevención (SPRL) está siendo crucial, adaptando su actividad con recomendaciones y medidas actualizadas de prevención, en ocasiones como consecuencia de actuaciones de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, con el objetivo general de evitar los contagios: medidas de carácter organizativo, de protección colectiva, de protección personal, de trabajador especialmente vulnerable y nivel de riesgo, de estudio y manejo de casos y contactos ocurridos en la empresa y de colaboración en la gestión de la incapacidad temporal. 

El Real Decreto menciona el registro de la jornada laboral ante el COVID-19, haciendo alusión a uno de los métodos de control, el del fichaje por huella dactilar:

» 3. El fichaje con huella dactilar será sustituido por cualquier otro sistema de control horario que garantice las medidas higiénicas adecuadas para protección de la salud y la seguridad de los trabajadores, o bien se deberá desinfectar el dispositivo de fichaje antes y después de cada uso, advirtiendo a los trabajadores de esta medida».

Con este cambio, se determina que las empresas que garanticen el registro horario mediante este sistema deben sustituirlo por otro o bien proceder a la desinfección en cada uso, algo que lógicamente supone un inconveniente a afrontar por parte de los centros de trabajo.

Para evitar el contacto, en iTecnus hemos sustituido en las terminales el lector de huellas por un lector de código QR, dando la opción de elegir entre huella y lector QR, sin coste adicional. Recuerde que los terminales incorporan lector de proximidad que permite el control por cercanía como un lector de RFID, QR e incluso con reconocimiento facial. Buscamos ayudar en la adaptación de estas medidas a toda organización que deberá proceder de manera inmediata con las adecuaciones, sin dejar de prestar servicios al público en general. 

Nos hemos tomado muy en serio el apoyar a la sociedad y mejorar el cambio en los procesos de control laboral. Seremos un apoyo para el equipo de Recursos Humanos y seguir adaptando nuestro sistema según la nueva normalidad.

  • Control de Presencia

Con las nuevas medidas se ha convertido en una necesidad para muchas compañías el desarrollar capacidades digitales, big data y por supuesto, trasladar información y actividades a nube. Otro factor importante es contar con operaciones más automatizadas que permitan controlar y supervisar las nuevas formas de trabajo, lo cual aligerara la adaptación empleado-empresa.

Los directores de Recursos Humanos, en los distintos sectores públicos, han afrontado importantes desafíos para adaptar los equipos de trabajo y cumplir con las medidas cambiantes del gobierno. Aquí es donde un sistema de control de presencia remoto ayudaría a gestionar y mejorar la comunicación, así como asegurar la productividad de los empleados.

iTecnus, es un sistema que permite supervisar el cumplimiento de los empleados, desde el control de presencia (físico o remoto), la productividad en cuanto a horas trabajadas, así como, mejorar la comunicación de los equipos que trabajan de manera remota. Permite tener informes y mantener documentados los cambios y decisiones de los equipos de trabajo.

Nuestros sistemas de control de presencia son una simbiosis entre controles de presencia física y remota, lo que permite tener controlados todos los aspectos de asistencia laboral, así como administrar de mejor manera los tiempos, turnos y ausencias. 

Nuestro sistema, permite en la mayoría de sus planes cargar evidencia como justificación de ausencias o bajas laborales, así como verificar el cumplimiento de horarios laborales dentro y fuera de oficina.

  • Control de citas y aforos

La mayor parte de la sociedad trata con el sector público diariamente. Ya sea con entidades de suministro de agua, electricidad o ayuntamientos. En este sentido, el sector público debe buscar oportunidades de acción, sabiendo que la clave para continuar funcionando correctamente es adaptarse, sin perder el control de los distintos recursos.

iTecnus, permite la generación de citas previas con lo que podrá tenerse un mayor control de los aforos, como ventaja competitiva permite enviar una notificación al asistente cuando sea posible que ingrese a su cita programada; esto permitirá mantener desalojadas las zonas comunes para evitar concurrencia y que las personas esperen fuera de las instalaciones, recibiendo una notificación cuando sea momento de ingresar a su cita.

Estamos seguros que tomando las medidas y controles necesarios en los distintos escenarios podremos reducir considerablemente los contagios en nuestra sociedad. Somos conscientes de que deben considerarse procesos y pensar en las mejores soluciones. 

Registro de jornada laboral obligatoria

El Real Decreto-Ley 8/2019 marca lo siguiente como obligación para las organizaciones:

  • Obliga a las empresas a realizar el Registro de Jornada Diario, de inicio y fin “… sin perjuicio de la flexibilidad horaria”.
  • Se debe establecer una organización y documentación del registro de la jornada.
  • Queda tipificada como infracción grave la transgresión de esta normativa, con sanciones que oscilan entre los 626 y 6.250 euros. 
¿Qué soluciones brinda iTecnus?
  • Normativa: Permite controlar la jornada laboral mediante un sistema de marcaje. De este modo, se puede prevenir el absentismo laboral y potenciar el cumplimiento de la normativa laboral.
  • Gestión laboral: Marcar horarios laborales, coordinar turnos, justificar  ausentismos, vacaciones, etc. 
  • Incentivar la productividad: Con el registro de horas trabajadas se fomenta la puntualidad, así como, incentiva el incremento de productividad. Esto permite crear un mejor sistema de incentivos entre los empleados.
  • Trabajo remoto: Permite conocer el inicio y fin de las actividades realizadas en cualquier lugar donde se encuentre laborando. Permite controlar el cumplimiento de horarios laborales y ausentismo.
  • Mejora la comunicación: Cuenta con un sistema de comunicación, que a su vez ayuda a organizar los distintos equipos y proyectos, asignando actividades y creando temas de discusión. Esto incentiva una buena comunicación y toma de decisiones. 

Destacamos que el uso de una herramienta como iTecnus, permite gestionar de manera global y exhaustiva las nuevas medidas establecidas por COVID-19. Permite implementar políticas adecuadas para los empleados e integra soluciones más adecuadas para el área de Recursos Humanos.

¿Interesado en tener más información de iTecnus y los tipos de control que te permitirá manejar?

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